So richten Sie Organisationen ein

Wenn Sie ein Team haben, das Kontoauszüge verarbeitet — sei es ein Kreditteam, eine Steuerkanzlei oder eine Anwaltskanzlei — ermöglichen Ihnen Organisationen, alle Beteiligten unter einem einzigen Konto mit gemeinsamer Nutzung und zentraler Abrechnung zu verwalten.

Was Organisationen Ihnen bieten

Eine Organisation ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich für Ihr Team. Anstatt dass jede Person ihr eigenes Konto und Abonnement verwaltet, arbeiten alle unter einem Dach:

• Gebündelte Nutzung — Ihre Seiten- und Transaktionslimits werden vom gesamten Team gemeinsam genutzt und nicht pro Person aufgeteilt
• Teamverwaltung — laden Sie Kolleginnen und Kollegen per E-Mail ein, weisen Sie Rollen zu und entfernen Sie Mitglieder, wenn sie das Team verlassen
• Zentrale Abrechnung — ein Abonnement, eine Rechnung, ein Abrechnungskontakt
• Rollenbasierter Zugriff — Inhaber, Administratoren und Mitglieder verfügen jeweils über die passenden Berechtigungen

Die Rollen im Überblick

Jede Organisation hat drei Rollen:

• Inhaber — die Person, die die Organisation erstellt hat. Kann die Abrechnung verwalten, die Inhaberschaft übertragen und die Organisation löschen. Es gibt immer genau einen Inhaber
• Administrator — kann Mitglieder einladen und entfernen, ausstehende Einladungen verwalten und die Organisationseinstellungen konfigurieren
• Mitglied — kann Dokumente hochladen, eigene Projekte ansehen und Analysen durchführen. Kein Zugriff auf die Teamverwaltung

Eine Organisation erstellen

Wenn Sie noch keiner Organisation angehören, können Sie über Ihre Einstellungsseite eine erstellen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen
2. Geben Sie den Namen Ihrer Organisation ein (z. B. „Harvey Baker Solicitors" oder „ABC Lending")
3. Klicken Sie auf Erstellen

Sie werden automatisch zum Inhaber. Das System generiert einen eindeutigen Einladungslink, den Sie sofort mit Ihrem Team teilen können.

Teammitglieder einladen

Sobald Ihre Organisation eingerichtet ist, laden Sie über die Einstellungsseite Personen ein:

1. Scrollen Sie zum Abschnitt Mitglieder
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
3. Wählen Sie deren Rolle — Administrator oder Mitglied
4. Klicken Sie auf Mitglied hinzufügen

Wenn die Person bereits ein Konto hat, wird sie sofort hinzugefügt. Ist sie neu, erhält sie eine E-Mail-Einladung mit einem Link zur Registrierung. Die Einladung ist 45 Tage lang gültig.

Einladungen verwalten

Ausstehende und abgelaufene Einladungen erscheinen in einer Tabelle unterhalb Ihrer Mitgliederliste. Von dort aus können Sie:

• Den Einladungslink kopieren — nützlich, wenn Sie ihn über Slack oder Teams anstatt per E-Mail versenden möchten
• Eine Einladung widerrufen — falls Sie sie an die falsche Person gesendet oder es sich anders überlegt haben
• Erneut einladen — wenn die Einladung abgelaufen ist, bevor sich die Person registriert hat, wird hierdurch ein neuer Link mit 45 Tagen Gültigkeit erstellt

So funktioniert die Nutzung

Dies ist einer der Hauptgründe, eine Organisation anstelle separater Konten zu verwenden. Die Seiten- und Transaktionslimits Ihres Tarifs werden über das gesamte Team gebündelt.

Wenn Ihre Organisation beispielsweise einen Business-Tarif mit 500 Seiten pro Monat nutzt, sind das 500 Seiten, die sich alle Mitglieder teilen — nicht 500 pro Person. Das erleichtert die Kostenkontrolle und bedeutet, dass Sie unabhängig von der Teamgröße nur ein Abonnement benötigen.

Inhaber und Administratoren können auf der Einstellungsseite sehen, wie viele Seiten jedes Mitglied im aktuellen Abrechnungszeitraum verbraucht hat.

Mitglieder verlassen oder entfernen

Administratoren und Inhaber können jedes Mitglied (außer dem Inhaber) über die Einstellungsseite entfernen. Der entfernte Nutzer behält sein individuelles Konto, verliert jedoch den Zugriff auf die gemeinsame Nutzung der Organisation und kehrt zum kostenlosen Tarif zurück.

Mitglieder können die Organisation auch freiwillig verlassen. Der Inhaber kann die Organisation nicht verlassen — er muss zuvor die Inhaberschaft übertragen.

Wann sich eine Organisation lohnt

Organisationen sind sinnvoll, wenn:

• mehrere Personen in Ihrem Team Kontoauszüge verarbeiten
• Sie eine einzige Rechnung statt separater Abonnements wünschen
• Sie die Nutzung über Ihr Team hinweg nachverfolgen müssen
• Sie Personen ein- und ausbinden möchten, ohne dass sie ihre eigenen Tarife verwalten

Wenn Sie ein einzelner Nutzer sind, benötigen Sie keine Organisation — Ihr individuelles Konto funktioniert einwandfrei.